大型活動(dòng)策劃的現(xiàn)場執(zhí)行管理

很多活動(dòng)組織方有時(shí)候是因?yàn)閷?duì)這方面不夠重視，有時(shí)候是因?yàn)榭紤]到活動(dòng)執(zhí)行的過程中員工都很疲勞，非常厭煩這些“無聊的不必要的”會(huì)議，所以很多時(shí)候都會(huì)忽略這些會(huì)議。但是事實(shí)上，這都是非常必要的事情，原因上面已經(jīng)說過。如果是因?yàn)槠?，可以在時(shí)間和福利上做出適當(dāng)調(diào)整，如果是因?yàn)椴粔蛑匾暎Ｍ院竽軌蛑匾暺饋?。總之，不管怎樣，我們最好都能?jiān)持下去。有時(shí)候，最無所謂的事往往就是事故的緣由。

(一)活動(dòng)過程中最容易出現(xiàn)的三個(gè)問題：

A) 活動(dòng)前期準(zhǔn)備不足造成的現(xiàn)場事物的漏缺;

B) 活動(dòng)現(xiàn)場分工不明確導(dǎo)致管理混亂

C) 對(duì)現(xiàn)場突發(fā)事件的處理缺乏一定的準(zhǔn)備和技巧

(二) “角色管理”

由于活動(dòng)現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場的各項(xiàng)工作，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行，對(duì)于活動(dòng)的管理者來說也是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。

因?yàn)樵?jīng)參與過多項(xiàng)各種類型的活動(dòng)，我發(fā)現(xiàn)其實(shí)每次活動(dòng)的參與人員都很固定，根據(jù)他們參與活動(dòng)的不同身份大致可以分為六類，即：活動(dòng)組織方、場館方、演員/主持/選手等、舞臺(tái)/燈光/音響制作方、嘉賓/觀眾方和媒體記者方。

所以，我們可以根據(jù)活動(dòng)參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負(fù)其責(zé)。我把這種管理暫時(shí)稱為“角色管理”。即：根據(jù)參與活動(dòng)者的不同身份把現(xiàn)場的管理任務(wù)分為若干方面，每一參與角色群體的相關(guān)事務(wù)為一方面的管理任務(wù)，再分別安排專人來負(fù)責(zé)每一方面的相關(guān)事務(wù)，最后有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個(gè)方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個(gè)現(xiàn)場工作。

當(dāng)然，在每次的具體活動(dòng)中以上幾方面并不是什么時(shí)候都一成不變。根據(jù)活動(dòng)的不同情況，它所容納的角色或多或少，但并不會(huì)影響我們的管理工作，因?yàn)槲椰F(xiàn)在所提出的是一種管理的方式或者說概念，根據(jù)不同的情況，它的具體內(nèi)容也會(huì)隨之更改。

1、角色劃分

角色管理的前提是對(duì)參與活動(dòng)的全體人員進(jìn)行科學(xué)的角色劃分，這也是實(shí)施操作活動(dòng)現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨(dú)立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因?yàn)榻巧珓澐值淖罱K目的就是為了使工作分工明確，易于操作。

例如對(duì)一場具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會(huì)或時(shí)裝發(fā)布會(huì)，在舞臺(tái)方面會(huì)涉及到音響、燈光和舞美;而在表演方面又會(huì)涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進(jìn)行，舞臺(tái)方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺(tái)方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個(gè)人來全權(quán)負(fù)責(zé)是再好不過了，但是因?yàn)楦鞣降氖聞?wù)都非常的多，如果一個(gè)人來處理未免會(huì)顯得心有余而力不足;而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當(dāng)然，這時(shí)雙方負(fù)責(zé)人的溝通就會(huì)顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個(gè)人來管理兩方面的事也會(huì)游刃有余的。

①活動(dòng)的組織方：主要包括活動(dòng)的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動(dòng)整體策劃和運(yùn)作的單位和個(gè)人。不管是在程序上，還是事件的實(shí)際處理過程中，活動(dòng)的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對(duì)于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會(huì)時(shí)的體育館方，在社區(qū)舉辦活動(dòng)時(shí)的社區(qū)街道辦或者物業(yè)管理方等。他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中充分扮演著活動(dòng)實(shí)際操作過程中的把關(guān)和配合角色。

③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動(dòng)的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動(dòng)的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動(dòng)主體人員，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候的活動(dòng)主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊我們會(huì)單獨(dú)管理。

④舞臺(tái)/燈光/音響制作方：主要包括舞臺(tái)的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個(gè)方面的工作人員。這些都屬于活動(dòng)的基礎(chǔ)設(shè)備，而且具有很強(qiáng)的聯(lián)系性，所以把對(duì)他們的管理專門劃為一方面。

⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評(píng)委、觀眾等幾方面的人員。因?yàn)閰⑴c活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和觀眾等在活動(dòng)舉行過程中的活動(dòng)范圍基本都限于同一場地，所以把他們主要規(guī)為一面。當(dāng)然，對(duì)于某些大型的活動(dòng)，因?yàn)閰⑴c嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動(dòng)頻繁時(shí)，也可以把嘉賓和觀眾方分開進(jìn)行管理。

⑥媒體記者方：主要包括活動(dòng)邀請(qǐng)的媒體和主動(dòng)前來采訪的媒體。因?yàn)槊看位顒?dòng)都會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動(dòng)的最終目的就是增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力，媒體的參與對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的效益評(píng)估具有很大的參考價(jià)值。所以對(duì)于媒體方的管理也就理所當(dāng)然的獨(dú)立為面了。

有時(shí)候，某些大型活動(dòng)的每一項(xiàng)都可能會(huì)有很多事務(wù)，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺(tái)設(shè)備等方面都有很多事情要做，那么這個(gè)時(shí)候可以在角色劃分的基礎(chǔ)上，再對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分。

總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動(dòng)的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。

2、工作職能

各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在：

①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場和準(zhǔn)備情況。例如舞臺(tái)燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)?

②負(fù)責(zé)各角色人員之間的信息溝通。參與活動(dòng)的各個(gè)方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求;

③負(fù)責(zé)解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題;

④及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)告工作進(jìn)展情況;

⑤現(xiàn)場出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。

3、角色管理在籌備期的運(yùn)用

在活動(dòng)籌備期的工作安排，以及擬定工作計(jì)劃的時(shí)候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性，所以在活動(dòng)的籌備期間具有很強(qiáng)的實(shí)用性。但是，如果在活動(dòng)籌備期適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用角色管理，那么在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中會(huì)更加“如虎添翼”，而對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場的管理也會(huì)顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。

在籌備期的角色管理仍以活動(dòng)現(xiàn)場角色劃分為基礎(chǔ)。即把活動(dòng)現(xiàn)場的角色管理任務(wù)加以延伸至活動(dòng)的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)整個(gè)籌備進(jìn)程，并且承擔(dān)活動(dòng)現(xiàn)場的同一方面的工作。例如在舞臺(tái)方面，可以在對(duì)舞臺(tái)、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認(rèn)到最后簽訂合同都有一個(gè)人專門負(fù)責(zé)跟進(jìn)(當(dāng)然也可能是幾個(gè)人或一個(gè)小團(tuán)隊(duì))，而且在最后的活動(dòng)現(xiàn)場仍由其擔(dān)任舞臺(tái)、燈光、音響的相關(guān)事務(wù)。這樣的話，在對(duì)現(xiàn)場舞臺(tái)方面的監(jiān)督和控制都會(huì)更加順利高效。

但是由于一般活動(dòng)從籌備開始到活動(dòng)的現(xiàn)場實(shí)施都有一個(gè)很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們?cè)趯?shí)際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”。從而進(jìn)一步保證活動(dòng)的進(jìn)程速度和效率。

(三)項(xiàng)目負(fù)責(zé)任制

在角色劃分好以后，就是實(shí)實(shí)在在的執(zhí)行和管理了。角色劃分是管理的基礎(chǔ)和前提，如果管理沒有效率，角色劃分得再科學(xué)、再合理也是無濟(jì)于事。 “項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制”，無疑是目前有利于整個(gè)活動(dòng)策劃和實(shí)施過程中的順利、高效的進(jìn)行較好管理制度。經(jīng)歷過活動(dòng)執(zhí)行的人一定都很了解，活動(dòng)的開展現(xiàn)場簡直就是一個(gè)沸騰的油鍋，特別是工作人員都保持著高度的緊張，只有大家都固定的聽從一個(gè)人的統(tǒng)一安排，互相配合，才能保證各項(xiàng)工作有條不紊的開展。如果每個(gè)人都去“指手畫腳”，那么場面一定會(huì)非常的亂，員工不知道該聽誰的，管理者也不知道各項(xiàng)工作的進(jìn)展如何，某件事情是否有人去處理，或者是否安排妥當(dāng)?shù)鹊葐栴}都會(huì)接踵而來。每個(gè)“指手畫腳”的人都認(rèn)為自己在幫助處理現(xiàn)場事物，但卻不知自己的插手只能“越幫越忙”，只會(huì)讓現(xiàn)場越來越亂。

如此以來，現(xiàn)場就無所謂什么管理和協(xié)調(diào)了，每個(gè)人都去控制現(xiàn)場，現(xiàn)場也就失去了控制。現(xiàn)場一旦失去控制，什么情況都有可能發(fā)生。所以為了保證現(xiàn)場工作的順利、高效的展開，現(xiàn)場管理必須只能有一個(gè)人統(tǒng)一管理。在這種情況下，如果有些承辦方的領(lǐng)導(dǎo)或者某個(gè)主管發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場有些問題需要有人去處理時(shí)，可以告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一調(diào)配下，協(xié)作負(fù)責(zé)人處理。

(四)現(xiàn)場管理中應(yīng)該注意的幾點(diǎn)

1、 認(rèn)識(shí)場館方負(fù)責(zé)人

活動(dòng)現(xiàn)場出現(xiàn)的問題很多都需要場地的管理方來協(xié)同解決，所以被安排和場地管理方接觸的人必須提前和場地管理方負(fù)責(zé)本次活動(dòng)的主管取得聯(lián)系，以便在處理現(xiàn)場問題時(shí)能夠及時(shí)和場管的負(fù)責(zé)人溝通，提高辦事效率。

在這個(gè)過程中最好讓場管的本次活動(dòng)總負(fù)責(zé)人把負(fù)責(zé)當(dāng)場活動(dòng)的相關(guān)管理人員都介紹給你認(rèn)識(shí)，以便在不能馬上找到總負(fù)責(zé)人時(shí)也可以讓其他相關(guān)管理人員配合你解決問題。同時(shí)，也可以把組織方的相關(guān)管理人員介紹給場管方認(rèn)識(shí)，同樣也是為了在出現(xiàn)問題時(shí)雙方可以及時(shí)、高效的溝通。

通常在活動(dòng)現(xiàn)場，活動(dòng)的組織方一般通過服裝來辨認(rèn)場管工作人員，而場管方亦是通過工作證件來確定組織方的工作人員。這種情況雖然對(duì)于雙方人員身份的確認(rèn)很少出錯(cuò)，但是在解決問題時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)一些尷尬的局面。例如我們有時(shí)候找場管的普通工作人員，他們又沒辦法也沒權(quán)利為你解決和確認(rèn)任何事情，最后還是讓你去問他們的負(fù)責(zé)人。同樣，場管的工作人員在詢問有關(guān)活動(dòng)現(xiàn)場的某些問題時(shí)，也并不是我們的每個(gè)工作人員都知道或者可以決定的。所以，如果時(shí)間和條件允許的話，活動(dòng)開展前，雙方的相關(guān)管理人員最好都互相認(rèn)識(shí)一下。

2、 工作協(xié)調(diào)會(huì)議

在各方面工作都安排妥當(dāng)?shù)臅r(shí)候，還不要忘了在活動(dòng)開始前的工作協(xié)調(diào)會(huì)議。工作協(xié)調(diào)會(huì)議的目的一方面是在活動(dòng)開始前讓所有工作人員最后確認(rèn)自己的工作職責(zé)，加強(qiáng)員工對(duì)自己本職工作的實(shí)施印象;另一方面，也是為了及時(shí)向員工傳達(dá)臨時(shí)變動(dòng)的若干事項(xiàng)。

在這里需要強(qiáng)調(diào)的是，不管自己的工作在之前安排的多么妥當(dāng)，活動(dòng)正式開始前一天的這個(gè)工作協(xié)調(diào)會(huì)議一定要開。因?yàn)檫@不僅僅是為了布置工作，它更是活動(dòng)前的一次動(dòng)員會(huì)，有利于進(jìn)一步提高員工的工作緊湊感和相互之間的協(xié)作默契，。它不僅讓員工明白自己要干什么，而且還讓員工明白自己應(yīng)該拿出什么樣的干勁來工作。因此這次會(huì)一定不能少。而且通過我們以前做過的眾多活動(dòng)，也已經(jīng)證實(shí)了這次會(huì)議的必要性：開過會(huì)的工作人員往往在第二天的活動(dòng)中工作的目的性更強(qiáng)，效率更高，相互之間的配合也十分的完美;而沒開過會(huì)的工作人員，往往精力不夠，工作任務(wù)和目的意識(shí)模糊，效率低下。

除此之外，對(duì)于舉辦大型活動(dòng)時(shí)間過長的活動(dòng)，例如要好幾天，或者好幾周，甚至是更長的，在每天或者每個(gè)系列的活動(dòng)結(jié)束后還應(yīng)該舉行一次對(duì)于當(dāng)天或當(dāng)場活動(dòng)的總結(jié)會(huì)議，以便及時(shí)總結(jié)活動(dòng)的得失，一方面對(duì)于出現(xiàn)的情況馬上進(jìn)行處理，另一方面也防止在以后的活動(dòng)中再次出現(xiàn)，以及對(duì)接下來的活動(dòng)進(jìn)行更加詳細(xì)的安排。