如何組織并進(jìn)行大型活動(dòng)策劃

大型活動(dòng)組織通俗地講，就是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。包括：會(huì)展形式、節(jié)慶形式、民俗形式、宗教形式、企業(yè)形象公關(guān)宣傳形式等。

第一階段：調(diào)研

任何一個(gè)大型活動(dòng)必須要有一個(gè)鮮明的主題。在進(jìn)行一個(gè)大型的活動(dòng)策劃之前必須就主題進(jìn)行調(diào)研。一次大型的活動(dòng)，即是這個(gè)主題對(duì)公眾或參與者的重要展示，市場(chǎng)調(diào)研可以幫助活動(dòng)的策劃者確定哪個(gè)是活動(dòng)的目標(biāo)客戶市場(chǎng)或第一市場(chǎng)，以及了解到目標(biāo)客戶對(duì)大型活動(dòng)的期待性要求有哪些，希望達(dá)到什么樣的目的和效果。調(diào)研的內(nèi)容可以是國(guó)家關(guān)于有關(guān)大型活動(dòng)的法律法規(guī)，如消防安全等規(guī)定，以及適用人群、公眾關(guān)注點(diǎn)、是否有道德或宗教限制、活動(dòng)的時(shí)間及地點(diǎn)是否適宜等。

第二階段：設(shè)計(jì)，提練主題，進(jìn)行創(chuàng)意

在活動(dòng)的調(diào)研完成并確定這項(xiàng)活動(dòng)的舉辦是可行的之后，就需要進(jìn)行活動(dòng)的設(shè)計(jì)。這是激發(fā)創(chuàng)意與靈感的階段，是讓活動(dòng)組織者設(shè)計(jì)整個(gè)大型活動(dòng)藍(lán)圖的階段。要想讓大型活動(dòng)不落俗套，必須要有創(chuàng)意性的思路及變革的想法。在創(chuàng)意過程中，可以運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法等來集思廣益，用紙張記錄下大家的奇思妙想，不要一開始就進(jìn)行評(píng)價(jià)與歸類。然后再根據(jù)所記錄的想法，運(yùn)用5W1H的方法進(jìn)行提問，使一些想法能夠與大型活動(dòng)的主題目標(biāo)達(dá)到一致性。在此過程中，一定要評(píng)估可能實(shí)施并能運(yùn)用的資源是否可行，如政治資源、人力資源、財(cái)務(wù)資源等等。例如審慎的考慮財(cái)務(wù)資源，是否能提供足以維持此活動(dòng)的開發(fā)與執(zhí)行，以及是否有渠道運(yùn)用此活動(dòng)進(jìn)行籌集到足夠的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，以及各類資金的流向，從而確定收益與支出之間的關(guān)系，以及此支出是否與當(dāng)初的主題及目標(biāo)能否達(dá)到預(yù)期效果。

第三階段：活動(dòng)的有效策劃

策劃期通常是大型活動(dòng)組織管理中用時(shí)最長(zhǎng)的周期。從各種大型活動(dòng)策劃與實(shí)踐中，如果調(diào)研越準(zhǔn)確，設(shè)計(jì)質(zhì)量越高，那么策劃期相應(yīng)的越簡(jiǎn)單，用的時(shí)間也越少。在此階段要充分運(yùn)用時(shí)間、空間以及速度三個(gè)因素來確定直接的資源是否得到充分的運(yùn)用，三因素能否有效的運(yùn)用直接關(guān)系到大型活動(dòng)的最終結(jié)果成功與否。

時(shí)間因素即指你可以運(yùn)用來做大型活動(dòng)的時(shí)間，或者說是你擁有多少采取行動(dòng)或做出反應(yīng)的時(shí)間。策劃和實(shí)際創(chuàng)作的用時(shí)多少對(duì)活動(dòng)組織的成本，有時(shí)甚至對(duì)活動(dòng)的成功，起著重大的影響。制訂詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃，每個(gè)細(xì)節(jié)所需要的時(shí)間都要明確考慮。一般情況下，你都是預(yù)測(cè)，所以必須對(duì)每個(gè)階段都要加上一定的超時(shí)保險(xiǎn)系數(shù)，以免到時(shí)手忙腳亂。一般情況下，按10%的超時(shí)保險(xiǎn)數(shù)就足夠了，這樣策劃組織者在每個(gè)階段都可以很從容完成相應(yīng)的工作。

空間因素是指與活動(dòng)有關(guān)的各種重大決定之間制訂的時(shí)間，也指大型活動(dòng)的物理空間。時(shí)間與空間的關(guān)系不間斷地貫徹于活動(dòng)的全過程?？臻g的選擇要看參加活動(dòng)的人群，例如上了年紀(jì)的老人無法進(jìn)行激烈的活動(dòng)或者在冰冷的天氣下活動(dòng)，那么對(duì)于此類人群的活動(dòng)空間就需要格外注意。此外，對(duì)于大型活動(dòng)場(chǎng)所外的交通安排，人群的緊急通行安排等，都要做出詳細(xì)的規(guī)劃。

活動(dòng)策劃的最后一個(gè)因素即是關(guān)于大型活動(dòng)策劃期間對(duì)于行動(dòng)發(fā)生的速度。意即對(duì)策劃的組織者是否每項(xiàng)行動(dòng)都能在最佳的時(shí)間內(nèi)展開，要對(duì)每個(gè)行動(dòng)完成的速度進(jìn)行管理。一個(gè)良好的活動(dòng)策劃，組織者能把握每一個(gè)細(xì)節(jié)任務(wù)的速度，當(dāng)急則急，當(dāng)緩則緩。在大型活動(dòng)舉行當(dāng)中，有效地把握活動(dòng)進(jìn)行的速度，有利于調(diào)動(dòng)活動(dòng)的氣氛，以及讓參與者能夠休息與參與相結(jié)合，達(dá)到最佳的活動(dòng)效果。

第四階段：大型活動(dòng)的協(xié)調(diào)

在大型活動(dòng)的過程當(dāng)中，需要協(xié)調(diào)的因素很多。對(duì)外需要協(xié)調(diào)政府，以及一些職能部門如公安消防、交通管理部門、醫(yī)院、學(xué)校等等凡是能涉及到的因素。對(duì)內(nèi)需要協(xié)調(diào)場(chǎng)地、人員、時(shí)間、參加者等等。任何事情都不可能一帆風(fēng)順，所以要求大型活動(dòng)的策劃組織者，始終保持良好的心態(tài)，以積極的態(tài)度，探索使用正確的方法去解決大型活動(dòng)實(shí)施過程中所遇到的每一個(gè)細(xì)小或者重大的事情，并視解決問題為一種挑戰(zhàn)，視解決協(xié)調(diào)問題有結(jié)果為一種樂趣。

評(píng)估是大型活動(dòng)策劃與管理的最后一個(gè)階段，也是總結(jié)及檢討改善，以及策劃與管理下一個(gè)大型活動(dòng)的階段。